La gestion de parcs immobiliers contient son lot de surprises lors de la survenance de sinistres ou d’incidents. Les gestionnaires ou les syndics doivent les résoudre le plus rapidement possible afin d’assurer le confort des occupants. Pour ce faire, disposer d’un système de gestion d’incidents efficace est essentiel. Actuellement, il existe de nombreux outils digitaux pour vous faire gagner du temps, que vous soyez facility manager, property manager ou gestionnaire immobilier. Ces outils peuvent être l’une des solutions à vos problèmes. Voici comment améliorer le processus de résolution des incidents dans votre parc immobilier.
Quelles sont les tâches concernées par la gestion des incidents immobiliers ?
Selon la loi, le gestionnaire de parcs immobiliers, l’administrateur de biens ou le syndic a pour obligation de gérer les incidents. Si vous êtes déjà dans la profession ou envisagez de vous lancer dans le domaine de la gestion immobilière, vous devez connaître en quoi consiste exactement cette obligation. Dans les faits, elle concerne généralement la prise en charge:
- des réclamations ou sollicitations des clients pour résoudre un incident ;
- de la détermination des sources du problème ;
- de l’évaluation des dégâts en vue d’établir un devis pour les travaux ;
- de l’engagement des travaux pour les incidents mineurs ;
- de la déclaration des sinistres à l’assureur ;
- de la réception des indemnités versées par l’assureur pour le compte du syndicat des copropriétés ;
- de l’affectation des sommes perçues pour la réalisation des travaux ou de la reconstruction.
La négligence de ces tâches peut, dans certains cas, engager votre responsabilité. Par ailleurs, dans le cas de sinistres, des délais obligatoires sont à respecter afin d’effectuer les déclarations. Ces délais sont par exemple de 5 jours pour les incidents de type : incendie, fuite, dégâts des eaux.
Comment accélérer la résolution des incidents immobiliers avec des outils digitaux ?
Pour accélérer la résolution des incidents immobiliers, la digitalisation de votre entreprise est un aspect primordial. Optez entre autres pour l’utilisation d’un logiciel de gestion de la maintenance de parcs immobiliers. En tant que gestionnaire ou syndic, vous jouez le rôle d’intermédiaire entre les locataires, le syndicat, les copropriétaires, vos prestataires et les assureurs. Dans le cadre de la résolution d’incidents, la communication est primordiale. En cas de sinistre, les clients vous appelleront et, à votre tour, vous devrez contacter toutes les parties concernées. C’est sur ce point qu’un logiciel de gestion trouve son importance. Il vous permet d’être en contact avec les intervenants en temps réel. Selon les situations, sans vous déplacer, vous pourrez constater l’étendue des dégâts puisque les résidents pourront vous envoyer les photos et vidéos des problèmes rencontrés. La discussion pour l’organisation des travaux peut même se faire sur la plateforme, ce qui vous fait gagner un temps précieux et centralise toutes les informations au même endroit. Si vous avez déjà les bons prestataires dans vos contacts, vous pouvez également utiliser ce type d’outil pour les mandater et les envoyer s’occuper des problèmes. Ce gain de temps vous permet de résoudre rapidement les incidents, mais également d’éviter qu’ils empirent. L’accélération du processus de résolution d’incidents peut ainsi vous permettre de faire des économies de temps et d’argent.
Organisation de maintenance préventive
On dit souvent qu’il vaut mieux prévenir que guérir. C’est aussi vrai dans le domaine de l’immobilier. En effet, nous vous conseillons de mettre en place un système préventif efficace pour diminuer les risques d’incidents. Là encore l’utilisation de logiciels de maintenance peut s’avérer utile. Ces outils permettent d’automatiser la planification des inspections et de la maintenance d’un immeuble. L’utilisation de ces solutions marque la fin de la désorganisation des interventions et permet la réalisation de travaux d’entretien réguliers. En plus de réduire les risques d’incidents, un travail d’entretien régulier permet d’améliorer le confort et la sécurité des occupants de l’immeuble. Il est également plus facile de découvrir les éventuelles failles, ce qui permet la résolution rapide d’un incident. En outre, vous pouvez faire des économies sur les coûts de réparation. Plus tôt vous décèlerez les problèmes, moins ils seront graves et moins ils coûteront. En bref, vous avez le contrôle total de votre parc immobilier en mettant en place un système de maintenance préventif et vous maximisez les rendements attendus.
Accélérez la résolution des incidents immobiliers grâce à DriveIM
Vous l’aurez compris, l’accélération de la résolution des incidents immobiliers passe par l’utilisation d’outils digitaux. Toutefois, il faut choisir correctement le logiciel adapté à vos besoins. Pour la gestion des incidents de vos parcs immobiliers, nous vous conseillons d’utiliser des plateformes intuitives et faciles à utiliser comme DriveIM. Il s’agit d’une application web et mobile destinée à alléger certaines tâches relatives à la gestion d’incidents. Plus précisément, ce logiciel sert d’intermédiaire entre vous, vos prestataires et vos clients. Ces derniers peuvent vous signaler à tout moment les incidents en utilisant cette solution. Grâce à une fonctionnalité de transfert de fichiers, ils peuvent même vous envoyer des photos ou des vidéos détaillant la situation. Cette fonctionnalité vous fait gagner du temps en quatre points :
- Vous n’avez plus besoin de fouiller dans vos mails et de copier les informations dans le logiciel.
- Vous n’êtes pas obligé de vous déplacer pour les incidents mineurs, sauf si votre client l’exige.
- Vous pouvez organiser les travaux avec les parties concernées en utilisant DriveIM. En effet, ce logiciel vous permet aussi de communiquer avec vos prestataires habituels. Vous pouvez leur envoyer une demande de devis, des ordres de services ou des propositions de rendez-vous grâce à l’application.
- Vous n’avez plus besoin d’envoyer des SMS ou des e-mails à tous les occupants de votre immeuble. DriveIM dispose d’une fonctionnalité d’envoi d’alerte automatique et prévient les bonnes personnes (si l’incident concerne les parties communes, l’ensemble des résident reçoit un SMS par exemple).
Les parties administratives sont donc traitées très rapidement tout comme le contrôle de la finition des travaux, que vos prestataires peuvent réaliser directement sur place. Tout ceci permettant l’accélération du cycle de résolution des incidents.
En résumé
Pour conclure, il est tout à fait possible d’accélérer le processus de résolution d’incidents immobiliers si vous utilisez les bons outils. Sur ce point, nous vous proposons notre logiciel de gestion d’incidents intuitif et efficace pour renforcer la satisfaction client. Nous assurons nous-mêmes la configuration de votre système et la formation de vos collaborateurs. Présentez-nous ce dont vous avez besoin. Nous nous ferons un plaisir de vous répondre dans les plus brefs délais.